Два разных действия для двух разных ситуаций. Разница в том, была ли позиция уже куплена.

Замена — до покупки

Пока позиция ещё находится в Закупке и деньги не потрачены, доступна Замена.

Используйте её, когда товара нет в наличии, он не соответствует спецификации, или найден вариант лучше. Откроется окно комментария, где вы объясняете, что не так и что нужно купить вместо этого.

Позиция перемещается в конец списка этапа, в подсписок «Требуется замена», вместе с вашим комментарием.

Возврат — после покупки

После того как позиция куплена, замена больше недоступна: есть Возврат. Им можно воспользоваться из разделов Доставка, Склад и Объект.

Возвраты — для товара, который пришёл не тот, оказался бракованным, или остался лишним после работ.

Почему они разделены

Изменение позиции до покупки — обычное редактирование списка. После покупки речь идёт о деньгах: они либо возвращаются, либо нет, и это нужно фиксировать отдельно.

Если бы оба случая назывались одинаково, затраты никогда не смогли бы отличить «передумали до кассы» от «купили и вернули».

Что писать в комментарии

Этот комментарий прочитает кто-то другой в поисках замены. Полезно: что именно не так, что нужно вместо этого, критичны ли размер, оттенок или производитель.

«Не подошло» — бесполезно. «Нет в наличии, нужен аналог того же диаметра, производитель не важен» — полезно.

Возврат излишков после работ

Случай, о котором часто забывают: неиспользованный материал. Если продавец принимает возврат, это деньги, которые возвращаются напрямую. Позиции в разделе Объект стоит проверять именно на это, как только этап закрывается.

Далее

Регистрация покупки

Перемещение материалов: заказано, в пути, склад, объект

История позиции