Dossier des ouvrages exécutés : garder l'historique du chantier

Un an après la réception, le client appelle : un joint de la salle de bain a noirci, et il est sûr que la pose a été mal faite. Quelle colle et quel joint ont été utilisés, combien de temps la chape a séché, ce qu'il y avait sous le carrelage : qui s'en souvient un an plus tard ? L'ouvrier est sur un autre chantier, les tickets ont disparu, les photos sont dans le téléphone de quelqu'un.

Le passeport du chantier est un document proche du dossier des ouvrages exécutés (DOE). Il rassemble l'historique des travaux réellement réalisés : ce qui a été fait, avec quels matériaux, à quelle date, et à quoi cela ressemblait avant que les murs et les sols soient fermés. Le client en a besoin, mais il protège avant tout l'entreprise.

Ce que contient le passeport du chantier

Le passeport décrit ce qui a été réellement fait, et non ce qui était prévu. On y trouve en général :

• Les travaux par étape. Démolition, électricité, plomberie, chape, carrelage, finitions, avec les dates.

• Les matériaux. Marque et produit : colle, joint, étanchéité, câbles, tuyaux, peinture. Un an plus tard, ce sont les premières informations qu'on demande. Pour les suivre dès l'achat : Gestion des matériaux de chantier.

• Les travaux cachés en photo. Passages de câbles et de tuyaux avant l'enduit, étanchéité avant le carrelage, chape avant le revêtement. Une fois les finitions faites, on ne les voit plus que sur les photos.

• Les décisions qui ont modifié le projet. Prises déplacées, autre carrelage, distribution modifiée. Qui l'a validé et quand. La méthode pour les enregistrer : Travaux supplémentaires : comment faire valider les décisions du client.

Passeport du chantier, DOE et réception des travaux

Le dossier des ouvrages exécutés (DOE) rassemble les documents des ouvrages tels qu'ils ont été réalisés : plans mis à jour, fiches techniques des matériaux, notices d'utilisation et d'entretien. L'entreprise le remet au maître d'ouvrage à la réception des travaux lorsque le contrat le prévoit, ce qui est le cas dans les marchés publics et dans de nombreux marchés privés.

La réception des travaux est l'acte par lequel le maître d'ouvrage accepte l'ouvrage, avec ou sans réserves. Elle marque le point de départ des garanties : garantie de parfait achèvement (un an), garantie de bon fonctionnement (deux ans) et garantie décennale (dix ans).

Le passeport du chantier rassemble une grande partie de ces informations au fil des travaux, dans une forme que le client comprend : étapes, matériaux, photos des travaux cachés, modifications validées. Quand le contrat exige un DOE, il sert de base pour le préparer.

Pourquoi c'est utile à l'entreprise

Une réception plus sereine

Le client voit une pièce propre, mais aussi ce qui est caché dans les murs et sous le sol. La réception amène moins de questions et plus de confiance, parce que le travail est visible étape par étape.

Les questions de garantie

Quand un client revient avec une réclamation, la discussion porte sur des faits : quel matériau, quelle couche, quel jour. Des photos datées des travaux cachés répondent plus vite que n'importe quelle explication. La garantie décennale court pendant dix ans. Les détails des travaux s'oublient bien avant, alors qu'un document avec photos reste.

Les recommandations

Un client qui reçoit un document soigné sur ses travaux le montre à ses proches, et à l'acheteur s'il revend son bien. Le passeport fonctionne comme un book que l'entreprise n'a pas besoin de constituer à part.

De l'ordre dans votre propre travail

Quand les ouvriers savent que chaque étape finira dans le passeport, ils légendent leurs photos et rédigent leurs rapports avec plus de soin. Le passeport fixe le niveau d'exigence des comptes rendus sur tout le chantier.

Pourquoi le passeport est rarement fait

En théorie, tout le monde veut un passeport. En pratique, on le monte le dernier jour avec ce qu'on retrouve : photos des discussions, tickets de la camionnette, souvenirs des ouvriers. C'est long et incomplet, parce que la moitié des travaux cachés est déjà recouverte et que les photos sont dispersées dans les téléphones.

La conclusion est simple : le passeport se constitue au fil des travaux, étape par étape, plutôt qu'après la réception.

Comment constituer le passeport au fil du chantier

Ces étapes fonctionnent avec un dossier partagé et un tableau ordinaire.

1. Un dossier par chantier, avec un sous-dossier par étape. Démolition, électricité, plomberie, etc. Tout ce qui concerne une étape va dans son dossier le jour même.

2. Photographier les travaux cachés avant de les recouvrir. Avant l'enduit, avant la chape, avant le carrelage. Une vue d'ensemble et un gros plan, avec une légende : « Cuisine, passage de câbles, 03/11 ».

3. Les matériaux avec la marque et une photo de l'emballage. Une photo du sac de colle ou de l'étiquette du joint prend une seconde et, un an plus tard, répond à « avec quoi avez-vous posé ? ».

4. Les modifications par écrit. Chaque décision qui modifie le projet est consignée en texte ou en document, avec la date et le nom de la personne qui l'a validée.

5. Un court rapport à la fin de chaque étape. Ce qui a été fait, avec quels matériaux, les liens vers les photos. Une fois l'étape terminée, le rapport part chez le client. Le passeport se construit à partir de parties terminées.

6. Une copie pour le client et une pour vous. Un PDF reste chez les deux parties, quel que soit l'endroit où les fichiers de travail étaient stockés.

La limite de ces règles

Dossiers et tableaux fonctionnent tant que le patron les surveille lui-même : il rappelle aux ouvriers de photographier les travaux cachés, range les photos par étape, recopie les rapports dans le document. À chaque nouveau chantier, les dossiers se multiplient, et le passeport recommence à se faire le dernier jour.

L'étape suivante est un passeport qui se constitue à partir du travail déjà en cours : les tâches et les rapports des ouvriers.

Comment DOMOD s'en occupe

Dans DOMOD, le passeport du chantier grandit avec le travail :

• Le rapport de l'Ouvrier devient une partie du passeport. L'Ouvrier ajoute à la tâche des rapports intermédiaires et un rapport final, avec texte et photos. Les rapports finaux des tâches terminées entrent automatiquement dans le passeport de l'étape.

• Le Gérant modifie et publie. Le Gérant et le Patron peuvent ajouter des rapports intermédiaires, modifier le texte et retirer les notes internes. Le passeport d'étape se publie au Client d'un seul interrupteur.

• Le Client voit les résultats étape par étape. Les passeports d'étape publiés forment le passeport du chantier. Le Client reçoit le document au fil des travaux, et pas seulement à la fin.

• Le PDF reste chez le Client. Le passeport s'exporte en PDF avec ses sections, ses textes et ses photos. Le fichier reste définitivement chez le Client, et il est utile d'en garder une copie de votre côté.

Pour aller plus loin, consultez le centre d'aide : Qu'est-ce que le passeport numérique du chantier et Publier le passeport au client.

DOMOD fonctionne depuis votre téléphone. Les Gérants, Ouvriers et Clients rejoignent le projet gratuitement, et les 14 premiers jours sont un essai gratuit.

En bref

• Le passeport du chantier est l'historique des travaux réellement réalisés : étapes, matériaux, travaux cachés en photo, modifications du projet.

• Il aide l'entreprise à la réception, pour les questions de garantie et pour les recommandations.

• Il se constitue au fil des travaux, étape par étape. Le plus simple est qu'il se forme à partir des tâches et des rapports des ouvriers déjà tenus sur le chantier.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le DOE d'un chantier ?

Le dossier des ouvrages exécutés regroupe les plans et documents des ouvrages tels qu'ils ont été réalisés : plans mis à jour, fiches techniques, notices. L'entreprise le remet au maître d'ouvrage à la réception des travaux lorsque le contrat le prévoit.

Pourquoi les photos des travaux cachés comptent pour la garantie décennale ?

La garantie décennale court dix ans à partir de la réception des travaux. Des photos datées des réseaux, de l'étanchéité ou de la chape avant recouvrement montrent comment le travail a été fait, bien après que les détails ont été oubliés.

Quand remettre le passeport au client ?

Étape par étape, au fil des travaux, puis le document final à la réception. Gardez aussi une copie PDF de votre côté : elle sert en cas de question de garantie.